人力资源管理也进入信息化管理!

2014-06-13    员工和劳动关系    王改云    我要评论   
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  前言:

  计算机技术的发展对各个行业与领域都产生了重大的影响,尤其在制造与设计领域,让许多不可能的事情变成了可能,从全自动的流水线到智能领域,从动画设计到3D电影,无不体现着计算机技术的威力。然而在人力资源管理领域,信息技术的运用远没有到达它本可以达到的高度。这一方面与每个企业的管理方式有关,另一方面就是人力资源的信息系统从范围到内容被过多地限定在人力资源部门本身。事实上,从数据到信息再到知识,这个全过程的管理范畴只有通过信息系统才能完成,而人力资源管理信息系统在这三个层面都是可以大有作为的。

  从数据层面,人力资源信息系统可以提供一个共享的数据库,从而可以很好地消除一个个独立的数据源的问题。在数据库里,同一数据源可以保证数据的统一与一致,不至于一个大一点的公司连人头都点不清楚。各个数据之间可以有效地衔接,数据的更改有据可查,数据的有效性与完整性可以得到有效的管理,将单个的数据放入数据库可以避免个别人为管理的失误,从而更好地管理其安全性。

  著名领导力培训专家王改云老师指出,从信息层面,最大的好处是可以消除信息孤岛。数据进一步被开发利用就会变成信息,信息即是有序的数据叠加在一起,能够反映某些趋势或有意义的结果的内容,信息可以提供给管理者作为管理决策的参考意见,数据分析的原因即在此。业务部门之所以重要,很多时候是因为他们善于利用数据为他们说话,数据本身就能说明很多问题。而当人力资源管理者可以提供一些基于数据分析而得出的信息,业务部门会对此另眼相看的。

  从知识层面来看,信息系统本身可以作为知识管理的一部分而存在。人力资源有很多的知识,一般来说掌握在熟练的员工手中。如果善于利用信息系统,可以起到将这些隐性知识保留并传承下去的效果。对于经常被员工问起的问题,可以通过系统来保存,让员工通过自助服务的方式而得到解答。大家都知道人是最宝贵的资产,可是如何让更多的知识留在公司,却不是每家公司都有正确答案的。

  一般来说,很多公司都能意识到信息系统的好处,但是,在如何实施一个信息系统的问题上,由于本身并不具备相关知识,因而常常过多地依赖信息系统供应商的意见,甚至在实施的具体步骤上也经常会有一些不当之处。

  实施信息系统要避免的第一个误区是希望“借助系统来提升管理水平”。事实上,系统只能做到帮助实现好的管理理念,而系统本身无法带来良好的管理理念。系统本质上是将流程做到无纸化,但流程本身如何却是要依靠企业自身的理念和所有员工以及经理人的工作习惯来决定的。但凡一个系统不成功,技术上的因素最多只能占到30%,另外有70%是由管理上的因素来决定的。本身管理流程不合理而寄希望于系统来改变是一种本末倒置的行为。

  需要避免的第二个误区是希望“一开始就上一个大而全的系统”。如同任何一个成功都是要从一个个跬步开始一样,一开始就定位大而全将会把系统带入一个极为复杂的环境,这样失败的概率更高。从另外一个方面来看,让使用者彻底改变行为远比逐渐改变行为要难得多,而且从一个相对容易的地方着手可以更好地帮助实施改变。让使用者获得信心是实施改变必要的前提。

  第三个误区是认为“所有的人都会支持先进的东西”。事实上,不习惯的可能首先就是最高管理层,他们是否愿意将本来手签的方式改为网上审批?他们是否会愿意自己到系统中去看报表,而不是等别人打印出来放到他的桌子上?这里有一个必要的前提就是一定要将这个系统打造成“一号工程”,并且不能是口头上的,必须是实质性的,如何让最高管理者拥抱这个工程?让他切切实实地认识和意识到它的价值是不二法门,哪怕从小的地方做起。笔者当年在一家外企就是从电脑自动发送生日祝贺给员工而开始信息系统建设的。

  第四个误区是以为“越贵的系统功能越强大”。甚至迷信国外的如PeopleSoft或SAP等大型的系统。不能否认越贵的系统功能越强大,可是对于任何系统来说,其实没有最好的,只有最适合自己的,为了一些不必要的功能而付费是众多信息系统集成的一大误区。

  企业人力资源运作的重点将从行政事务管理向企业战略伙伴方向发展。过去HR部门将大量的时间和精力用在重复的行政性事务上,习惯坐等业务部门提出服务需求,而在增值服务上花的心思不够。事实上,对HR部门而言,企业管理者与员工就是他们的客户,而如何为这些客户提供增值服务、能否提供增值服务是事关HR部门未来的发展战略问题。

  比如,如何根据企业战略制定人力资源战略;如何通过合理的招聘技术与测评技术为企业选择合适的人才;如何通过工作分析技术以及相应的绩效管理体系来提升组织与个人绩效;企业领导如何能方便地了解企业人力资源的各种状况;直线经理如何参与自己部门的人力资源管理;员工如何从规范的人力资源管理中受益等等问题,都是需要HR部门花心思去考虑的。因此,在这个层面上,eHR系统如果能提供人力资源规划、总经理自助服务、直线经理自助服务、员工自助服务等功能,并能集成招聘技术、人才测评技术、职务分析技术以及绩效管理体系等HR管理技术特征比较明显的功能,势必将帮助HR管理者更好地为企业与员工提供增值服务。

  王改云老师认为,人力资源管理信息化建设不是一朝一夕的事,也不是一次开发就能完成的事,需要企业结合行业发展战略,统筹规划、分步实施、逐步完善、不断提升。对人力资源管理信息系统工程的建设难度有足够的估计,对建设过程和模式的认识要统一。不仅要从整体上考察人力资源管理信息化的重要作用和实施步骤,同时系统科学的细分到人力资源管理信息化实现过程中的每一步,对各项实施工作加以规划,也对各项任务的责任人有明确的规划。

  e-HR系统解决方案实施过程必须同时考察系统运行的内外部环境。实施一套新的程序系统需要考虑内外部环境的诸多因素,诸如企业内部原有的管理制度、企业员工的素质、企业文化等内部因素和外部环境的很多因素都可能影响到人力资源管理系统的运行。持续不断的修正管理制度和管理流程,使得系统本身和运行的内外部环境相匹配,这样才能使新型的管理模式得以无障碍的推行。

  企业应当充分利用内外部资源。一方面企业应当向人力资源管理信息化水平高的企业学习,借鉴他人成熟的经验,有效的实现信息共享。另一方面,需要加强对员工的培训,培养员工的学习意识和学习能力,特别是主动获取知识的能力,形成学习型组织模式。

  在人力资源管理信息系统的实施过程和系统使用的过程中要前瞻性地考虑未来可能发生的各种情况,做到未雨绸缪,避免不利因素对未来工作造成干扰。人力资源管理信息化的过程中会遇到这样那样的困难,企业在实施过程中应当充分收集相关信息,预测可能出现的问题,做好应急方案。以免问题出现时仓皇应对,耽误人力资源管理信息化的进程。

  任何管理活动都需要及时的进行控制,在人力资源管理信息系统实施完成后需要及时进行效果评价,科学评估项目实施存在的问题,发现问题,及时纠正偏差,保证实施的效果和计划一致,使人力资源管理信息系统发挥最佳作用。

  目前很多企业都在实施信息化的过程中,我国的企业在硬件和软件方面都存在很大的不足,所以实施人力资源管理信息化时会遇到很多问题。需要肯定的是人力资源管理信息化是企业人力资源管理活动的必然趋势,因此企业需要坚定决心,多动脑筋,克服遇到的困难,实现人力资源管理的信息化

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